El 2020 nos ha definitiva y forzadamente lanzado al mundo de las videoconferencias. Sin duda, la tecnología ha salvado el trabajo de muchos de nosotros y nos ha permitido mantener la conexión con nuestro entorno.
Sin embargo, ¿Quién no ha experimentado la sensación de estar exhausto y completamente agotado después de un día de reuniones, entrevistas, formaciones todas a través de una pantalla?
Para cerrar este año hemos recopilado algunos de los factores que hacen que reunirnos por pantalla nos demande tanta energía, basándonos en este interesante artículo de Manyu Jiang en la web de BBC. Además, os proponemos algunos consejos para mejorar nuestra gestión de las videoconferencias.
Comencemos por los problemas:
- El lenguaje no verbal es más difícil de interpretar. Necesitamos concentrarnos más para procesar elementos como las expresiones faciales, el tono de la voz, los movimientos del cuerpo (que vemos solo parcialmente). A través de los pequeños cuadros de imagen tenemos menos indicios y nos cuesta mucho más interpretarlos. El margen de error es mayor y consecuentemente nos sentimos más inseguros.
- Nuestras mentes están reunidas, pero nuestros cuerpos están en contextos y condiciones diferentes. Cuando coincidimos en un mismo espacio físico las condiciones de este espacio son parte de la experiencia común: frío o calor, ruido, comodidad, etc. Al reunirnos virtualmente, cada persona está en un contexto diferente que no conocemos: uno en su estudio cómodamente, otro en la cocina incómodo, otro con los niños jugando ruidosamente en la habitación de al lado, etc.
Al perder esta información tenemos que esforzarnos más para empatizar y comprender el contexto de cada persona. - Nos sentimos más expuestos.
Como comenta Gianpiero Petriglieri, profesor asociado de INSEAD, en el artículo citado, la videoconferencia
“es como mirar la tele, pero la tele te está mirando a ti”
Tenemos la percepción que todo el mundo nos está mirando, como si estuviésemos sobre un escenario y con la presión de actuar. De hecho, tendemos a fijar la mirada sobre nuestra propia imagen en la pantalla. - Los diferentes ámbitos, personal, familiar, laboral, social, se suceden y a veces se mezclan de una forma un tanto confusa, demandando un esfuerzo extra para ubicarnos y estar presentes. Por lo general, tendemos a trazar una división, también física, entre los ámbitos del trabajo, de la familia o de la vida social. Esto nos ayuda a cambiar de contexto y nos hace sentir cómodos con nuestras diferentes formas de actuar en cada uno de ellos. En lo virtual, estos cambios de contextos son tan repentinos que nos llegan a crear cierta disonancia. A veces nos vemos obligados a una intimidad forzosa
Entonces, ¿Cómo podemos gestionar de una forma mejor las videoconferencias?
Aquí van unas indicaciones sencillas, fruto de muchos centenares de horas de conversaciones a través de la pantalla.
Pregúntate si hay una alternativa a la videoconferencia para alcanzar el resultado.
No consideres sistemáticamente la videoconferencia como la mejor opción de comunicación. Todavía posees un teléfono. El correo electrónico, la mensajería instantánea y los documentos colaborativos son excelentes opciones. Antes de convocar una videoconferencia piensa a la energía que va a demandar a ti y a las otras personas participantes. ¿Es realmente necesario verse? ¿Qué ventajas trae?
No subestimes las herramientas de comunicación asíncrona. Podría sorprenderte el número de veces que concluirás que es mejor mandar un correo electrónico.
Programa al menos 20-30 minutos de pausa entre una videoconferencia y otra.
Muchos hemos experimentado el vértigo de terminar una reunión y ser teletransportados a otra completamente diferente en 15 segundos, y esto varias veces en una mañana. Terminamos desubicados, cansados y no logramos generar presencia. Necesitamos descansar y regenerar nuestra atención entre una reunión y otra. Nuestro cerebro nos lo pide.
Fija un tiempo límite para cada videoconferencia, respétalo y hazlo respetar.
Esta recomendación sigue tan válida y difícil de cumplir que para las reuniones presenciales. Además, os aconsejamos fijar un límite máximo de tiempo para cada intervención de parte de las personas participantes (cuanto más corto, mejor), y que haya una persona encargada de controlarlo y hacerlo respetar. Ya… es tan sencillo y tan difícil.
Limita el número máximo de videoconferencia que puedes atender al día.
El número variará según el tipo de trabajo y el contexto, pero es cierto que existe un límite fisiológico a nuestra capacidad de atender reuniones.
Establece un día “NO-Zoom”.
Dedica un día a descansar de videoconferencias. Te ayudará a regenerarte, enfocarte y ser más productivo en tu trabajo.
Las videoconferencias seguirán acompañándonos por mucho tiempo todavía… está en nosotros aprender a gestionarlas y no terminar siendo gestionados por ellas.
